Isikuandmete töötlemine

Tõlliste Vallavalitsus, Tõlliste Vallavolikogu, eelnimetatud organite moodustatud komisjonid ja Tõlliste Vallavalitsus ametiasutusena töötlevad isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele pandud ülesannete täitmisel.

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne). Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid vaid seaduses sätestatud juhtudel.

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adresaadiga kontakti saamiseks.

Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse andmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt Tõlliste Vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse ja andmed kustutatakse ka dokumendiregistrist.

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna isiku kiri sisaldab selle saatja või saaja elukohanadmeid, telefoninumbrit ja e-posti aadressi.

Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning ei kuulu avalikustamisele. Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seadus.

Ametiasutus väljastab juurdepääsupiiranguga dokumente vaid asutustele ja isikutele, kellel on seadusest, lepingust või muust toimingust tulenev õigus neid küsida.

Kui kirjaga soovitakse tutvuda teabenõude korras, analüüsib ametiasutus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusesse. Igal juhul eemaldatakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-postiaadress, telefoninumber). 

Ametiasutus avaldab isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele vaid menetlemiseks vajalikus mahus.

Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.

Eraisikute kirjad registreeritakse Tõlliste Vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris.

Avaliku teabe seadusest lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja nimi, aadress ja kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on näha vaid isiku nimi.

Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele peavad kohaliku omavalitsuse õigusaktid ning omavalitsusorganite istungite ning omavalitsusorganite komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave, siis õigusakti või protokolli ei avalikustata.

Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.

Haldusmenetluse seadusest tulenevalt on ametiasutusel õigus avaldada dokumendi resolutiivosa  üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded”. Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui:

1) dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;

2) puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;

3) haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teastajas.

Internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded” avalikustab ametiasutus isikuandmed ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt.